又見小精靈

認識劉德敏博士多年,第一次聽她對外演講是在2017年的上海精益全球峰會,在諾大的講台上,嬌小的身軀,卻渾身活力。栩栩道來30年間在澳洲豐田的經歷,令人動容。

從半工半讀的夜班作業員幹起,在擔任班長期間,曾領導過工會活動,擔任組長之後,被調動到人力資源部門,曾派駐泰國的豐田亞太洲總部(亞洲和太平洋)總部,協助各國工廠導入各項提升能力水準計畫,最經典的是參與過澳洲豐田2002 – 2006年port melbourne廠與2014 -2017年altona廠的兩次的關廠的策略制定和落實。她笑稱她在介紹豐田的好方法,卻又有兩次的關廠經驗,實在有點突兀。不過話說回來,若非澳洲豐田努力於人才培育,將工廠營運績效提升到世界水準,劉博士一定不會有30年的豐田職場生涯。1月12日又聽了一次劉博士的演講,特別的是這演講前傳是從凌晨4點鐘開始的。睡夢中,突接劉博士電話,頭疼欲裂,身體不舒服,立刻送急診。這下可糟了,我已準備好上場代打了。做完各項檢查,幸無大礙,吊著點滴,體力逐漸恢復。吃完王董事長特製的精力早餐後,站上特別叮嚀,所需要的高講台,又見小精靈上身,活蹦亂跳,好似沒事一般。演講主題是1. 方針管理的的基本想法。 2. 日常管理的重要性。 3. 組織能力的建設。以下就我的心得與大家分享。劉博士說她在學校裡研究的是「大腦的記憶」,我對這有興趣了。台灣有位洪蘭教授也是研究這個,人的行為都是被大腦影響的。例如「趨吉避凶、安於現狀」與「接受挑戰、改變」這兩項衝突的行為,是大腦潛意識中的規則。也因此讓現在的人類在長久的環境變化與進化中存活下來。如何喚醒、調和這兩個衝突的習慣,多點挑戰企圖,脫出舒適圈,是我們常遇到的問題。

action learning,20%的培訓,80%的現場實作,肌肉的記憶需要有3600次的重複,讓肌肉記得,不要用頭腦思考與記憶,是劉博士的演講中常用到的語彙。25年前我在豐田現場學習塗裝技能時,我的指導者也是這麼說。經過規劃、流暢的動作(標準作業),讓人可以很自然地學習。想想打字時,手指頭還真不是由頭腦指揮的。技能、肌肉可以訓練、熟練,最聰明、消耗能量最多的頭腦應該更會學習吧!

話雖如此,要讓肌肉記憶也不是簡單的,記憶是個雙面刃,建立新的記憶時,必須與舊的記憶、經驗衝突。當我們要改變肌肉記憶、既有行動姿勢的時候,第一個障礙就是肌肉會痠疼,若沒有外來要求或自我節制,很容易就不想做,恢復原來的姿勢。所以劉博士說「肌肉的記憶需要3600次的重複」。在年產20万台的汽車生產線,其節拍時間(t.t)是1分鐘,3600回的意思是至少要連續工作7.5天才能熟練。改變肌肉的記憶、習慣會痠疼,改變頭腦的習慣、思維方式,當然也會頭疼。

豐田知道什麼是重要的、必須的,什麼事可停止、什麼事不可停止。我也常聽豐田的人告訴我,要明確地區分什麼事是一定要做,與一定不能做。這幾句話說起來拗口,而且是是而非,既堅持又要改變。劉博士說這是中國的陰陽、太極,全世界的企業管理學界對此都在研究這個,而在豐田的營運中到處可以看到這些貌似衝突,卻又那麼自然調和的現象,得花許多時間才會習慣。

班長的權力最小,壓力最大。凡舉安全、品質、生產、教育訓練他都有份,而且對形形色色的班員,公私問題他都得關心。豐田的幹部都是在這樣的環境中長年磨練出來的,書上一句話,台下10年功,這是課堂上、短時間內無法傳授的。

「日常管理」也是一個日積月累,改變習慣,學習新事物的方法。一般來說,大家習於處理生活中日常瑣碎的事情,不會記得但卻又不會忘記,道理何在?但在日常的工作中,若用這自然的方法,就不容易快速學習與提升其效率。因此豐田在工作現場發展出了「日常管理」的方法。在工作現場,「日常管理」是班長、組長等督導者、管理者的例行工作,其對象是每天都會發生的人、事、物,若能有效率地展開,將會得到很大的效果。與生產線作業者不同,它是以小時或是日、月等較長的週期時間來工作,如前所述,班組長的工作是很複雜的,但雖看是凌亂,若能加以整理、整合,就不會困難。我輩繼承前輩的餘蔭,有此系統性的方法,最難的是在初學乍鍊,剛開始的時候。也許可以這麼說,日常管理是班長、組長,管理者的標準作業,也有「作成、遵守、督導、改善」的內涵。在日常工作中熟練,做中學,1週、1個月、半年內,將逐漸體驗出其威力。

grow leaders from within. learning how to learn. 是劉博士的口頭禪。若說豐田生產方式的內涵是「改善」,則「學習、反思、調整」的管理循環,就是在豐田工作的寫照。

綜觀劉博士的演講,主題雖為1. 方針管理的的基本想法。 2. 日常管理的重要性。 3. 組織能力的建設。但其內容不脫整備、塑造可遵行、有效率的學習的環境,由高管、到基層,整個組織每天在「日常管理」中,學習、試行錯誤,累積、吸收新的經驗,因此「上下同欲」,建構了堅強的「組織能力」。如同自然界的進化,「學習」是組織進化的關鍵。豐田將其內建於組織的日常活動中,日積月累而發揮出無比的力量。豐田有位前輩跟我說,「別以學了豐田在做的事爲滿足,應思考並追求豐田想做的事。」劉博士的演講給了我很好的啟示。

 

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