我们如何改善日常逐级碰头会?

how we improved our tiered daily huddles

https://www.lean.org/leanpost/posting.cfm?leanpostid=1095
by nathan hurle november 8, 2019

许多团队都有碰头会。这不是新作法。长期以来,碰头会的好处已被分享和研究。许多团队都做得很好。但大多数组织却不是这样。

至少,这曾是我通过与人们就他们组织中的碰头会,进行了无数讨论之后所学到的东西。团队是将一个群组的人聚在一起讨论某些事情。有些碰头会是顺其自然地运作:讨论今天我们该如何度过?有些碰头会则着眼于改进:我们如何才能改善自己的工作?有些碰头会则是大家拨出时间,让人们简单地聚在一起而已。

当我们在克利夫兰诊所实施逐级碰头会时,我们专注于在既有的做法的基础上,变更一些关键作法。这些改变帮助我们专注并交付对我们组织最重要的事情:是获得照护的最佳地方,和医疗保健的最佳工作职场。具体来说,我们关注患者的安全和质量问题,护理者的安全问题,并为我们的患者提供照护服务。

以下是我们的发现与所采取的行动:

1 团队规模必须小一些
在医疗保健领域,一般医院每天会举行医院级15分钟的“安全碰头会”。尽管这种做法的好处众所周知,但我们看到的挑战是,整个医院中要解决的问题,比15分钟内可以分享的问题还多。

组织较小的碰头会(通常为5至15人),我们创造了一种环境,在这种环境中,与有各级领导层在内的大型团队相比,个人更有可能公开讨论团队中的问题。

除此之外,这些小的碰头会希望每个参与者每天都能分享信息。这种期望增强了每位领导者的责任感(responsibly)和当责感(问责感?)(accountability)(「责任」:通常只是为行动负责,尽心尽力;「问责」:一定要为最后成果负责,与绩效挂钩)。

2 各团队需要相互连接,或逐级组织
我们发现这是关键要素,因为它为人们提供了一种方法系统性的分享信息,逐级报告问题,以及为需要的团队提供协助。

逐级组织确保信息以合理的方式在整个组织中流动,而组织中所有团队的各个级别都在进行解决问题。

逐级组织为经理提供了一个平台来培养团队成员,以及凸显问题:尤其那些一直困扰着最前线工作人员,却没有明确、一致的场合来分享的问题。

3 为了让各碰头会能以有效且合乎逻辑的方式连接,团队需要标准化
我们建立了一个标准框架:包括指标定义,确定和审查绩效的标准方法,研究不同类型问题的标准方法,以及用于逐级分派问题给不同工作地点的不同职能的标准方法。这种标准化创造了共同的期望,而能实现快速传达,并成为持续pdca的基础。

因此,当人们问我是否需要逐级碰头会时,我会回答几个问题:

  1. 最前线工作人员要如何凸显问题?这种情况多久发生一次?您怎么知道它正在发生?
  2. 您的高级领导如何支持这样的日常运营?他们如何了解日常挑战,以及他们如何支持团队的日常工作?
  3. 整个组织的每个领导者是否充分了解他们的日常表现和挑战?他们只是知道数据,还是他们知道数据背后的故事?数据是即时且可导致行动吗?或只是从月度摘要报告中提取出来?
  4. 最重要的是,这些方法是否一致,可重复且有效率地实施于整个组织中?

这些是我们发现的一些关于「日常逐级碰头会」很重要而且最关键的因素。您的呢?您的经验是什么?

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