可视化的开发日程管理

作者 吴广洋

趙博士导言

吴广洋老师30年的丰田历练造成他凡事站在高处透析问题。这篇文章用简单的文字讲解分析了产品开发过程中,目视化管理体系的功能和重要性。简明扼要,不可多得!


回顾过往在台湾丰田担任车辆企划工作时,比重最大的两件事,一是「原价企划」,其次就是「开发日程管理」了。

原价企划并非单纯的成本控管,也不只是为了挣攒利润的企划。原价企划的目的,是要在整个商品model life中满足两项要求。第一是在商品定位的市场中,要具有足够的战斗力后援; 再者,必须对企业的经营目标做出贡献(获利、市场份额、口碑话题)。

至于「开发日程管理」,基本的管理重点就是jit,也就是开发项目所涵盖的各职能别事项都要按计划推进,确保如期完成。车辆开发项目日程的dead line来自于销售部门商品企划的上市预定日期,凡事jit是丰田人的处事dna之一,因而这个要求,大家都视为理所当然。有时遇到非内部或预期外因素而有所延误,通常会自发加班力图挽回。车辆总工程师的职责,一如乐团的指挥,调和开发、设计、测试评价、生技、制造、生管、品管、采购(协力厂)、人资、财务等各不同职能,彼此阶段性任务的jit完成、jit衔接,而使整个车辆企划项目,得以如期顺利达标。

2012年退休离开丰田之后,因缘各种机会而有幸接触到机械组装、铸造加工、(非丰田体系的)玻璃/橡胶/电子车用部件、运动器材等不同领域的中小型企业。这些以制造为主业的企业,大都拥有规模不一的负责产品开发的技术部门。令我愕然的是,几乎无一例外的,在开发日程管理方面,不是蒙懂就是开发活动的实务和jit无缘。

一般来说,企业在一个时段中,通常会有复数的开发项目同时进行,因而每个开发工程师通常也需要兼顾复数的开发案。当中,有些项目固然可以顺利推进,但多数项目就是会大概率的横生枝节,特别是全新产品的开发项目,或者是关键部品供货商突然发生大幅人事异动等等,不一而足的突发因素,都会使工程师容易顾此失彼,最终致使整个开发日程滞行延宕。这不仅是无法满足日程目标的问题,更是影响产品上线或上市的日期(影响商机、商誉),也会使成本控管变得困难,以致大幅增加成本(影响经营计划)。这是丰田极度重视日程管理的重要理由。

多数企业在事务管理、数据管理方面,毫无悬念的都已经计算机化了,丰田当然也不例外。然而,就「开发日程管理」而言,时至今日,丰田仍旧沿用大字报模式的纸本日程表。大尺寸的开发日程表就张贴在项目专属的大部屋墙面上,格式如下图所示。


日程表的横轴是时间序,大型开发案以周单位列表,较小规模案件或个别职能的日程表,则以日单位列表。纵轴是职能别字段,各职能该进行的任务,巨细无遗的就直接列在日程区间。如此一来,哪个职能部门所担当的甚么事项,应该在何时开始、何时必须完成,开发项目有关的任何人都可以一目了然。

车辆开发项目的日程管理,是通过「例会」进行的。所谓「例会」,就是一种定期性在大部屋举行,由总工程师主持的集会,例如每周三下午2点。由于日程表为事先制定,大家都知道内容,时间一到,和当周推动事项有关的人员就会自动到场,因此没有开会通知,也不须出席签到。大部屋内没有桌椅,四面墙上贴着项目日程表,以及相关的各种情报,与会人员都是站着,便于随时移动参阅相关情报。例会进行通常略过on time事项,只报告问题点,包括问题内容、问题真因、挽回对策及日程。对于重大问题,会在日程表上注记,并另以纸张书明问题内容、真因、挽回计划等信息,以便日后能确实follow。这样的进行方式,既能抓住问题、解决问题,过程也相当简明扼要。这就是可视化开发日程管理的样貌。除了车辆开发的大日程管理之外,各职能别的任务进程管理例会,也都是各订时间在大部屋进行。

可视化管理有三个极重要的功能,一是实时发现问题,立即对策,再是情报共有,三是创造知识与积累知识。

一如tps的「自働化」,凸显问题、立即对策、绝不流出不良,其立意是一样的。跨时两三年的车辆开发案,如果未能实时发现问题、实时解决问题,除了无法达成如期目标外,对于以安全为首要重点的汽车产品而言,若令其成为隐患,后果就难以设想了。其次,大篇幅的日程表以及重大问题信息,都是开发人员随时可以参阅、检视的,而例会时则能同时获知最新问题讯息,这意味着如果问题与己身有关,则必须立即考虑何时该采取甚么行动,以资配合问题的解决,如此,很自然的就达到情报共有化的效益。针对重大问题,特别是未曾面对的新问题,则会在例会中集思广益的讨论对策,通常都能得致具有逻辑性的电子游戏产品的解决方案,并被整理成a3资料,除张贴于大部屋,也编订序号存盘,纳入知识管理范畴。上述的重要功能,都是「可视化管理」方可以致的,收纳在个人计算机中的日程表,是完全无法堪比的。

在丰田来说,开发日程管理是一种典型的pdca循环活动。一如丰田英二先生的名言∶「造车即是育人」, 落实pdca的执行与优化的过程,就是很好的能力培育,包括透视全局的能力、解决问题的能力,以及能厘清轻重缓急、掌握重点的能力。因此,通过开发日程管哩,以及参与例会活动,可以说都是非常具体的ojt人才培育模式。

许多企业标榜管理计算机化,事务推展ai化,并且都埋头于追求「生产效率至上」,这些想法与目标都无可厚非。但是对于以可视化方式,以jit为重点的项目日程管理的重要性,和其所能衍生的效益则理解不足,诚是一桩憾事。

 

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